- Определение системы управления документами
- Развитие системы оборота документов в корпорации
- Современные системы корпоративного документооборота
Под корпоративным документооборотом подразумевается движение документов в средине корпорации.
Определение 1
Документооборот – это система создания, разработки, обработки, приема и передачи документов внутри корпорации. Сюда также относится их хранение и архивирование.
По своей сути корпоративный документооборот являет собой процесс перемещения документов разных видов, основные из которых отображены на рисунке 1.
Рисунок 1. Виды документов, принимающих участие в документообороте
Документы первого вида попадают в корпорацию с внешних источников, вторые, наоборот, отправляются во внешнюю среду, а третьи созданы для внутреннего пользования и не выходят за стены корпорации.
Также документы корпорации могут быть направлены на решение организационных вопросов, носить распорядительный, финансовый или нормативный характер. У всех таких документов имеются определенные особенности и исполняют они разные функции. Движение всех видов документов, их обработка и перераспределение представляют систему управления документооборотом.
Принципы документооборота внутри корпорации:
- Логичное движение документов внутри корпорации;
- Единоразовое пребывание;
- Быстрая обработка;
- Упорядоченность.
![banner]()
Сложно разобраться самому?
Попробуйте обратиться за помощью к преподавателям
Документооборот корпорации разбит на несколько этапов:
- Прием;
- Регистрация;
- Распределение;
- Обработка;
- Доставка и передача;
- Учет количества;
- Контроль над их исполнением.
В делопроизводстве корпорации оборот документов занимает важное место. Он определяет конечные пункты движения документов и скорость их перемещения.
Замечание 1
Документооборот является инструментом аппарата управления корпорации. Именно при его помощи проводится документирование процесса управления и сохранение раньше созданных документов. Поэтому роль документооборота в функционировании корпоративных структур тяжело переоценить.
Система документодвижения является основой всего оборота документов в корпорации.
На начальных этапах оборот документов в корпорации происходил на бумажных носителях. Это было еще до возникновения Интернета и ПК. На организацию этого документооборота уходило много времени и средств. С развитием технологий развивалась и система документооборота, она видоизменялась и автоматизировалась.
Корпорации начали использовать ЭВМ в конце 60-х – начале 70-х годов ХХ столетия. Суть автоматизации документооборота того периода сводилась к контролю над исполнением документов, также в это время внедрялось электронное ведение картотеки.
Примерно через 10 лет свое развитие получила электронная почта с редактором. Позже, в 80-х годах, появились примитивные системы, позволяющие электронное хранение документов, при этом электронные документы подвергались сканированию. Люди, имевшие доступ к таким документам, формально стали пользоваться электронными копиями документов.
![banner]()
Не нашли то, что искали?
Попробуйте обратиться за помощью к преподавателям
Начало 1990 годов ознаменовалось тем, что к сотрудникам корпораций стали предъявляться более высокие требования относительно качества выполняемой ими работы. Это привело к появлению технологии «work flow». Она была создана для распределения потока работ. Ее характерные особенности:
- Документы рассматривались как один из типов данных, вместе с аудио-, видео- файлами и графическими документами;
- Задания и процессы в таких системах могли исполнятся исключительно после доставки нужных программных документов.
Для достижения задач документооборота начало внедрятся новое программное обеспечение – СУЭД (система управления электронными документами). Немного позже, такие системы получили другое название – информационные системы управления документами или ИСУД. Вид таких систем отображены на рисунке 2.
Рисунок 2. Разновидности информационных систем электронного документооборота
Дальнейшее развитие систем электронного корпоративного документооборота происходило активно и стремительно. Расширялись их функции, росло количество использовавших их корпораций.
Далее представлено подробное описания современных систем.
Замечание 2
Современные системы документооборота служат, в первую очередь, для автоматизированного управления документами и их перемещением. По своей природе они являются определенным программным обеспечением, которое внедряется в информационную систему корпоративного управления.
Пользование такого рода системами имеет ряд плюсов:
- Подъем уровня производительности;
- Внедрение во все системы управления;
- Способность справиться с ростом масштабов работы;
- Универсальность.
Известно, что внедрение в корпоративную деятельность подобного рода систем, позволяет вести эффективный учет всех корпоративных процессов, а также осуществлять контроль за ними. Также они помогают контролировать движение документов.
Целью использования таких систем является упрощение и ускорение движения документов в корпорации, а также эффективный контроль над реализацией документов.
Разработчиками подобных систем, чаще всего, выступают фирмы, не входящие в состав корпорации. Это профессиональные производители программного обеспечения для корпоративных пользователей. Самой известной такой фирмой в России является «1С».
Мы ВКонтакте 
Трейлер о сайте 
