Корпоративная система управления документами

1. Определение системы управления документами
2. Развитие системы оборота документов в корпорации
3. Современные системы корпоративного документооборота

Определение системы управления документами

Под корпоративным документооборотом подразумевается движение документов в средине корпорации.

По своей сути корпоративный документооборот являет собой процесс перемещения документов разных видов, основные из которых отображены на рисунке 1.

Рисунок 1. Виды документов, принимающих участие в документообороте

Документы первого вида попадают в корпорацию с внешних источников, вторые, наоборот, отправляются во внешнюю среду, а третьи созданы для внутреннего пользования и не выходят за стены корпорации.

Также документы корпорации могут быть направлены на решение организационных вопросов, носить распорядительный, финансовый или нормативный характер. У всех таких документов имеются определенные особенности и исполняют они разные функции. Движение всех видов документов, их обработка и перераспределение представляют систему управления документооборотом.

Принципы документооборота внутри корпорации:

• Логичное движение документов внутри корпорации;
• Единоразовое пребывание;
• Быстрая обработка;
• Упорядоченность.

Сложно разобраться самому?

Попробуйте обратиться за помощью к преподавателям

Тип задания Выберите тип заданияКонтрольнаяРешение задачКурсоваяРефератОнлайн-помощьТест дистанционноДипломЛабораторнаяОнлайн-репетиторЧертежОтчет по практикеЭссеОтветы на билетыПрезентацияПеревод с ин. языкаДокладСтатьяСочинениеМагистерская диссертацияКандидатская диссертацияБизнес-планПодбор литературыШпаргалкаПоиск информацииРецензияДругое

Предмет

E-mail

Узнать стоимость

это быстро и бесплатно

Документооборот  корпорации разбит на несколько этапов:

• Прием;
• Регистрация;
• Распределение;
• Обработка;
• Доставка и передача;
• Учет количества;
• Контроль над их исполнением.

В делопроизводстве корпорации оборот документов занимает важное место. Он определяет конечные пункты движения документов и скорость их перемещения.

Система документодвижения является основой всего оборота документов в корпорации.

Развитие системы оборота документов в корпорации

На начальных этапах оборот документов в корпорации происходил на бумажных носителях. Это было еще до возникновения Интернета и ПК. На организацию этого документооборота уходило много времени и средств. С развитием технологий развивалась и система документооборота, она видоизменялась и автоматизировалась.

Корпорации начали использовать ЭВМ в конце 60-х – начале 70-х годов ХХ столетия. Суть автоматизации документооборота того периода сводилась к контролю над исполнением документов, также в это время внедрялось электронное ведение картотеки.

Примерно через 10 лет свое развитие получила электронная почта с редактором. Позже, в 80-х годах, появились примитивные системы, позволяющие электронное хранение документов, при этом электронные документы подвергались сканированию. Люди, имевшие доступ к таким документам, формально стали пользоваться электронными копиями документов.

Не нашли то, что искали?

Попробуйте обратиться за помощью к преподавателям

Тип работы Выберите тип работыКонтрольнаяРешение задачКурсоваяРефератОнлайн-помощьТест дистанционноДипломЛабораторнаяОнлайн-репетиторЧертежОтчет по практикеЭссеОтветы на билетыПрезентацияПеревод с ин. языкаДокладСтатьяСочинениеМагистерская диссертацияКандидатская диссертацияБизнес-планПодбор литературыШпаргалкаПоиск информацииРецензияДругое

Предмет

E-mail

Узнать стоимость

это быстро и бесплатно

Начало 1990 годов ознаменовалось тем, что к сотрудникам корпораций стали предъявляться более высокие требования относительно качества выполняемой ими работы. Это привело к появлению технологии «work flow». Она была создана для распределения потока работ. Ее характерные  особенности:

• Документы рассматривались как один из типов данных, вместе с аудио-, видео- файлами и графическими документами;
• Задания и процессы в таких системах могли исполнятся исключительно после доставки нужных программных документов.

Для достижения задач документооборота начало внедрятся новое программное обеспечение – СУЭД (система управления электронными документами). Немного позже, такие системы получили другое название – информационные системы управления документами или ИСУД. Вид таких систем отображены на рисунке 2.

Рисунок 2. Разновидности информационных систем электронного документооборота

Дальнейшее развитие систем электронного корпоративного документооборота происходило активно и стремительно. Расширялись их функции, росло количество использовавших их корпораций.

Далее представлено подробное описания современных систем.

Современные системы корпоративного документооборота

Пользование такого рода системами имеет ряд плюсов:

• Подъем уровня производительности;
• Внедрение во все системы управления;
• Способность справиться с ростом масштабов работы;
• Универсальность.

Известно, что внедрение в корпоративную деятельность подобного рода систем, позволяет вести эффективный учет всех корпоративных процессов, а также осуществлять контроль за ними. Также они помогают контролировать движение документов.

Целью использования таких систем является упрощение и ускорение движения документов в корпорации, а также эффективный контроль над реализацией документов.

Разработчиками подобных систем, чаще всего, выступают фирмы, не входящие в состав корпорации. Это профессиональные производители программного обеспечения для корпоративных пользователей. Самой известной такой фирмой в России является «1С».