Управление коммуникациями в проекте 

1. Суть коммуникации в проектной деятельности 
2. Обратная связь и коммуникационные барьеры

В системе управления проектами основой и ключевым процессом является именно коммуникация, поэтому ее следует рассматривать именно в таком свете. Без должной и хорошо налаженной коммуникации любые процессы обречены на провал, так как не будет производиться координация работы между службами, не будет понимания, насколько рабочий процесс соотносится с планами и так далее. Итогом этого станет полное прекращение всех видов работ по воплощению и реализации процессов и только после того, как коммуникация будет восстановлена, их получится реализовать снова. 

Как показывают последние исследования, руководители затрачивают порядка 80% своего рабочего времени именно на коммуникационные процессы. Поэтому крайне важно наладить стабильную работу коммуникационных процессов, а также своевременное выявление и устранение проблем, не позволяющих эффективно реализовывать управленческий процесс.

Для того, чтоб понимать важность коммуникационных процессов, перейдем к описанию общих принципов деятельности организационной коммуникации, а также его отдельных параметров, причин возникновения проблем и недостаточной результативности системы в целом. 

Суть коммуникации в проектной деятельности 

Чтобы было проще понимать, представим коммуникационный процесс как процесс, где одна часть участников может передавать другой части некую информацию, связанную с тем, как добиться целей данного проекта. В процессе обмена (коммуникации) одна часть должна точно понимать то, что ей отправляет другая часть, иначе не будет взаимопонимания. Поэтому коммуникация – это как минимум два или больше человек, являющиеся сторонами коммуникации. В проектах в их роли могут выступать группы людей, компаний и даже предприятий. 

Утверждение, что коммуникация является обычной передачей информации – грубая ошибка. На самом деле коммуникация включает в себя гораздо больше процессов:

• Появление идеи;
• Кодирование и декодирование информации;
• Отправление и получение данных;
• Применение полученной информации. 

Для наглядности все эти паттерны применим на схеме

Этап №1: возникновение идеи. У отправителя появляется определенная информация, которой он считает нужным поделиться с другими участниками проекта и возникает необходимость в ее передаче. В дальнейшем они будут именоваться получателями. 

Этап №2: кодирование. Этот этап включает в себя формулирование и формирование исходящего сообщения таким образом, чтобы его поняли все конечные получатели. То есть в данном случае кодирование – это процесс придания сообщению (в любой форме) такого вида, который был бы понятен всем без исключения получателям. 

Этап №3: передача. После того, как будет сформировано сообщение и выбрана наиболее удобная для получателей форма его доставки, происходит непосредственно его передача конечному получателю посредством коммуникационных каналов, представляющих собой путь, по которому информация идет к получателю. 

Коммуникационными каналами являются любые способы передачи информации, начиная от личного разговора и электронных писем и оканчивая телевизионными новостями и голубиной почтой. Здесь все зависит от метода подачи информации, ее содержимого и ряда других факторов. 

Не нашли то, что искали?

Попробуйте обратиться за помощью к преподавателям

Тип работы Выберите тип работыКонтрольнаяРешение задачКурсоваяРефератОнлайн-помощьТест дистанционноДипломЛабораторнаяЧертежОтчет по практикеЭссеОтветы на билетыПрезентацияПеревод с ин. языкаДокладСтатьяСочинениеМагистерская диссертацияКандидатская диссертацияБизнес-планПодбор литературыШпаргалкаПоиск информацииРецензияДругое

Предмет

E-mail

Узнать стоимость

это быстро и бесплатно

Очень важно при передаче информации добиться того, чтобы она пришла к получателям с минимальными искажениями. Для этого следует максимально очистить все возможные барьеры, что могут возникнуть при передаче информации. 

Этап №4: получение. На этом этапе конечные получатели принимают адресованные им сообщения. Насколько успешным будет этот этап, напрямую зависит от вышеописанных этапов, а также от уровня подготовленности самого получателя и его технических навыков. К примеру, если получатель не умеет пользоваться электронной почтой, он вряд ли сможет правильно и своевременно получить адресованное ему электронное письмо. 

Этап №5: расшифровка. После того, как получатель успешно принял предназначенную для него информацию, он должен воспринять ее именно так, как предполагает отправитель, то есть расшифровать. Сюда относят интерпретацию мимики и жестов, трансформацию одних видов информационного выражения в другие и так далее. 

Как и на этапе кодирования, при декодировании информации очень остро проявляются различные ограничения, способные привести к искажению информации и возникновению проблем с ее пониманием, но все эти проблемы вполне возможно преодолеть. 

Этап 6: принятие. После того, как получатель расшифрует сообщение, он должен выбрать, принимать полученную информацию или нет. Как правило, реакция на отвержение информации является отсутствие обратной связи. 

Этап 7: использование полученной информации. После того, как информация была получена и (ВАЖНО) принята получателем, происходит принятие определенных решений, диктуемых этой информацией. 

Обратная связь и коммуникационные барьеры

Обратная связь позволяет отправителю понять, насколько достоверно и точно получатель интерпретировал полученное им сообщение. Также обратная связь дает возможность получателю уверенность в том, что для отправителя его мнение очень важно. 

Сложно разобраться самому?

Попробуйте обратиться за помощью к преподавателям

Тип задания Выберите тип заданияКонтрольнаяРешение задачКурсоваяРефератОнлайн-помощьТест дистанционноДипломЛабораторнаяЧертежОтчет по практикеЭссеОтветы на билетыПрезентацияПеревод с ин. языкаДокладСтатьяСочинениеМагистерская диссертацияКандидатская диссертацияБизнес-планПодбор литературыШпаргалкаПоиск информацииРецензияДругое

Предмет

E-mail

Узнать стоимость

это быстро и бесплатно

Если обратная связь от получателя отсутствует, это может свидетельствовать о том, что его шокировала полученная информация или он находится в смятении. 

Также обратная связь может отсутствовать по личным причинам, когда респондент не считает нужным отвечать отправителю, считая такую форму недостойной его внимания. Но при этом обратная связь позволяет получателю донести возникшие у него идеи до отправителя и запустить новый цикл. 

Коммуникационные барьеры являются ограничителями процесса коммуникации, так как они искажают информацию или препятствуют получению ее части. В некоторых случаях барьеры могут полностью блокировать получение информации респондентами. 

Барьеры в физическом пространстве – это материальные помехи коммуникационной среде. Сюда относятся акустические помехи, низкая пропускная способность каналов, перебои со связью и так далее. 

Среди физических барьеров основным является шум, то есть акустические помехи. Они не имеют никакого отношения к целям коммуникации, но при этом способны существенно исказить информацию или полностью ее блокировать. Также к шумам относят и визуальные барьеры (плохой почерк, изображения низкого качества), не позволяющие достаточно четко и качественно декодировать сообщение и снижающие эффективность коммуникационных каналов. 

К барьерам личностного плана относят некую совокупность коммуникационных помех, вызываемых человеческими эмоциями, например неумением слушать собеседника, невнимательность и так далее. 

Как правило, барьеры личностного плана возникают вследствие различия в статусе, профессиональном опыте, уровне образования между участниками коммуникационного процесса и целого ряда других факторов. Сюда же относят и психологическую и эмоциональную несовместимость участников коммуникационного процесса, что приводит к серьезным осложнениям в работе проекта в целом. 

Одной из основных целей коммуникации проектов является правильное направление деятельности респондента в нужном направлении. 

Пример 

Для того, чтобы проект функционировал с максимальной эффективностью, необходимо, чтобы все его участники четко понимали свои роли и обязанности, а также координировали свои усилия. Разберем данную схему на примере производственного цеха по изготовлению металлоконструкций. 

Менеджер по работе с клиентами вынужден прислушиваться к пожеланиям заказчика и затем передавать их сотрудникам проектного отдела. Проектировщики вносят все требуемые изменения в проект и объясняют данную информацию начальнику участка по изготовлению металлоконструкций, а тот доносит ее до руководителей низшего звена (мастеров и бригадиров). Насколько точной и понятной будет информация и насколько согласованными будут действия в этом коллективе, напрямую скажется на качестве и эффективности работы.